PENGORGANISASIAN

Mohon bantuan untuk dikoreksi dikurang atau ditambah. 

Untuk mendapatkan file dalam bentuk word klik ini.

File powerpoint silahkan klik ini.

KATA PENGANTAR

            Segala puji kepada Tuhan Yang Maha Esa bahwa pada akhirnya makalah “Pengorganisasian” ini dapat kami selesaikan untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Pengantar Manajemen. Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, dimana kita sering mendengar istilah the right man in the right place yang menggambarkan pentingnya menempatkan seseorang pada tempat yang tepat agar organisasi dapat berjalan dengan efektif.

            Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Kami menyadari banyak kekurangan dalam makalah ini. Karenaya kami sangat mengharapkan kritik dan saran guna perbaikan.  

                                                                       Pekanbaru,  Nopember 2014

                                                                                                   Penyusun

DAFTAR ISI

                                                                                                                             Halaman

KATA PENGANTAR ......................................................................................              i

DAFTAR ISI .....................................................................................................             ii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................            iii

BAB I. PENDAHULUAN ...............................................................................             1

1.1. Latar Belakang ..................................................................................             1

1.2.Tujuan .................................................................................................             1

1.3. Batasan Masalah ................................................................................             1

BAB II. PEMBAHASAN .................................................................................             2

2.1. Pengertian Organisasi dan Pengorganisasian .....................................             2

2.2. Proses Pengorganisasian ....................................................................             2

2.3. Struktur Organisasi ............................................................................             6

2.4. Manajer dan Keterampilan Yang Harus Dimiliki ..............................             8

2.5. Manfaat Pengorganisasian Yang Efektif ...........................................           10

BAB III. KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................           12

3.1. Kesimpulan ........................................................................................           12

3.2. Saran ..................................................................................................           12

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................           13

DAFTAR GAMBAR

                                                                                                                             Halaman

1. Lima langkah pokok proses pengorganisasian ...............................................             4

2. Bagan Organisasi Fungsional .........................................................................             7

3. Bagan Organisasi Produk/Pasar .....................................................................             7

4. Bagan Organisasi Matrik ................................................................................             8

5. Keterampilan yang harus dimiliki sesuai jenjang manajer ..............................           10

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

            Keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan sangat ditentukan sejauh mana fungsi-fungsi manajemen dijalankan dengan baik oleh organisasi atau perusahaan tersebut. Kesalahan manajerial pada suatu perusahaan akan berdampak negatif terhadap perusahaan tersebut. Oleh karenanya fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian dan pengendalian harus benar-benar difahami oleh seorang manajer.

            Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen setelah perencanaan. Fungsi manajemen ini juga ikut menentukan keberhasilan suatu organisasi perusahaan. Penyampaian tujuan perusahaan, pembagian tugas, penempatan pegawai dan hal-hal lain sepeutar pengorganisasian sangat menentukan perjalanan organisasi perusahaan. Persaingan dunia usaha semakin ketat. Karenanya organisasi perusahaan yang gagal menyesuaikan diri dengan perubahan iklim dunia usaha akan mengalami kemunduran.

2. Tujuan

     Makalah ini bertujuan untuk membahas pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen.

3. Batasan Masalah

      Pembahasan dalam makalah ini dibatasi pada pengertian pengorganisasian, proses, struktur, keterampilan manajer dan manfaat pengorganisasian.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Organisasi dan Pengorganisasian

Organisasi (organization) adalah sekelompok orang yang saling berinteraksi dan memiliki tujuan yang sama. Dalam kaitannya dengan dunia usaha, maka Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manager, karyawan atau sekelompok orang melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara yang dimaksud dengan Pengorganisasian (organizing) adalah suatu kegiatan membagi tugas, pendelegasian otoritas serta penetapan aktifitas kepada anggota organisasi dengan didukung fasilitas yang wajar dan lingkungan yang kondusif agar mereka dapat bekerja secara efisien dan efektif guna mencapai tujuan yang telah direncanakan.

Dari defenisi pengorganisasian di atas maka manajer perlu menetapkan tugas-tugas apa yang perlu dilaksanakan siapa yang harus melaksanakannya dan siapa saja yang akan mengambil keputusan-keputusan tersebut.

2.2. Proses Pengorganisasian

Siswanto (2005) menjelaskan bahwa dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut:

1.      Mengetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai

2.      Deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktifitas tertentu

3.      Klasifikasi aktifitas dalam kesatuan yang praktis

4.      Memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang hendak dioperasikan.

Dalam bahasa yang berbeda Darwis dkk (2009) memaparkan empat langkah pokok dalam proses pengorganisasian sebagai berikut:

1.      Merinci semua aktivitas dan tugas untuk mencapai tujuan. Semua aktivitas harus dirinci, kalau boleh sedetail mungkin dan dari aktivitas tersebut akan tergambar pula tugas-tugas yang akan diemban dan tentunya berkaitan dengan aktivitasnya. Dan selanjutnya dari rincian tugas dapat digambarkan jumlah personil yang diperlukan berkaitan dengan rincian tugas tersebut.

2.      Merinci semua keahlian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan semua tugas dan kegiatan yang diperlukan.

3.      Membagi-bagikan tugas, aktivitas, wewenang dan tanggung jawab kepada seseorang atau sekelompok orang secara logis, sehingga membentuk suatu struktur organisasi. Pembagian tugas atau penempatan orang-orang pada formasi struktur organisasi tersebut tentunya disyaratkan sesuai dengan keahlian dimiliki dari pelaksana tugas tersebut. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan, karena penempatan seseorang tidak sesuai dengan keahliannya sangat melanggar prinsip organisasi yang akhirnya akan mengganggu pencapaian tujuan secara optimal.

4.      Menetapkan aturan main atau mekanisme pelaksanaan aktivitas tersebut. Mekanisme ini dapat berfungsi untuk mengkoordinasikan seluruh aktivitas dalam kesatuan yang harmonis. Hal ini di samping untuk menghindari konflik baik secara vertikal maupun horizontal juga untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensinya.

Sedangkan Winardi (2005) mengutip Saul W. Gellerman mengemukakan pandangan bahwa ada lima langkah pokok proses pengorganisasian:

1.       Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran.

2.       Menetapkan tugas-tugas pokok

3.       Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian

4.       Mengalokasikan sumber daya dan petunjuk untuk tugas-tugas bagian tersebut.

5.       Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasi.

 

Dalam proses pengorganisasian berarti para manajer mengkoordinir sumberdaya manusia, sumberdaya lain yang dimiliki oleh organisasi dan lingkungan yang melingkupinya untuk mencapai tujuan organisasi. Akibat dari pengorganisasian adalah timbulnya organisasi.

Agar para manejer dapat melaksanakan pengorganisasian yang baik dan benar ada lima hal yang harus dilakukan:

1.       Penetapan tujuan

Dengan mengetahui tujuan organisasi, maka akan dapat dirinci pekerjaan yang mendukung tercapainya tujuan.

2.       Pembagian Pekerjaan

Membagi beban kerja secara tepat kepada para anggota organisasi, bahwa setiap orang akan diberikan tugas atas dasar kualifikasinya. Tidak seorang pun yang akan ditugasi terlalu berat atau terlalu ringan.

3.       Pemisahan Pekerjaan (departemen)

Pemisahan kerja melalui beberapa departemen di mana dalam departemen tertentu terdapat karyawan-karyawan yang memiliki sejumlah ketrampilan dan tingkat keahlian yang berbeda-beda, dimana interaksi antar mereka diatur dengan prosedur yang telah ditetapkan.

4.       Koordinasi Pekerjaan

Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam kesatuan yang harmonis untuk menghindari konflik yang timbul ketika melaksanakan aktivitas organisasi.

5.       Monitoring dan reorganisasi

Memonitor efektivitas organisasi sehingga dapat diambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan dan mengevaluasi struktur organisasi untuk memastikan keefektifan dan efisiensi organisasi yang masih mampu memenuhi kebutuhan pada saat ini dan masa yang akan datang.

Henry Fayol dalam Winardi (2005) mengemukakan sejumlah petunjuk untuk mengorganisasi sumber-sumber daya yaitu:

• Persiapkanlah rencana operasi dan laksanakan hal tersebut secara cermat
•  Laksanakan pengorganisasian SDM dan material sehingga mereka konsisten dengan sasaran-sasaran, sumberdaya dan syarat yang ditetapkan perusahaan.
• Tetapkanlah sebuah otoritas tunggal yang dapat melaksanakan pembinaan.
•  Koordinasi semua aktivitas serta upaya.
•  Rumuskan keputusan-keputusan yang jelas, yang bersifat khas dan tepat.
• Upayakan pemilihan efisien sehingga masing-masing departemen dipimpin oleh seorang manajer kompeten dan semua karyawan ditempatkan pada posisi dimana mereka dapat memberikan hasil kerja maksimal.
•  Rumuskan tugas-tugas dan kewajiban.
• Rangsanglah inisiatif dan tanggung jawab.
• Sajikan imbalan yang cocok dan layak
• Terapkan sanksi-sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan yang dilakukan.
• Pertahankanlah disiplin.
• Upayakan agar kepentingan individu selaras dengan kepentingan umum organisasi.
• Peliharalah kesatuan perintah (unity of command).
• Tingkatkan koordinasi material dan manusia.
• Tetapkan dan laksanakan pengawasan.
• Hindari peraturan yang kaku dan kegiatan administratif yang berlebihan.

2.3. Struktur Organisasi

                Dalam organisasi moderen terdapat tiga bentuk struktur ogranisasi yaitu:

1.       Organisasi fungsional yaitu organisasi yang menghimpun seluruh individu terlibat dalam aktivitas yang berkaitan dalam suatu departemen. Misalnya: bagian produksi, bagian keuangan, bagian pemasaran dan lainnya. Bentuk organisasi ini umumnya diterapkan oleh perusahaan kecil.

 

2.       Organisasi Produk atau pasar yaitu organisasi menurut divisi yang menghimpun dalam suatu unit kerja seluruh anggota organisasi yang terlibat dalam produksi dan pemasaran suatu produk. Bentuk organisasi ini umumnya diterapkan oleh perusahaan besar atau multi produk. Bentuk organisasi masih dikelompokkan lagi berdasarkan produk, geografis dan pelanggan.

  

3.       Organisasi Matrik yaitu organisasi yang menggabungkan fungsional dan produk atau pasar. Bagian fungsional yang dibentuk secara permanen memiliki otoritas atas standar prestasi dan profesional unitnya, sedangkan tim proyek dibentuk sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan program tertentu.

 

2.4. Manajer dan Keterampilan Yang Harus Dimiliki

            Berkaitan dengan perorganisasian, terdapat tiga tingkatan manajer dalam organisasi/perusahaan yaitu manajer pertama (first line management), manajer menengah (middle management) dan manajer puncak (top management).

Manajer pertama disebut juga manajer operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen atau mandor (foreman).

Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah Direktur Utama atau Dewan Direktur.

            Dalam menjalankan fungsi pengorganisasian, masing-masing manajer harus memiliki keterampilan. Menurut Hersey dan Blanchard dalam Siswanto (2014), ada 3 tingkat keterampilan manajer, yaitu keterampilan teknis, keterampilan manusiawi, dan keterampilan konseptual dengan penjelasan masing-masing sebagai berikut :

1. Keterampilan teknis           : kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, metode, prosedur, teknik dan akal yang diperlukan untuk melaksanakan tugas spesifik yang diperoleh lewat pengalaman, pendidikan dan pelatihan.

2. Keterampilan manusiawi    : kemampuan dan pertimbangan yang diusahakan bersama orang lain, termasuk pemahaman mengenai motivasi dan aplikasi tentang kepemimpinan yang efektif.

3. Keterampilan konseptual    : kemampuan memahami kompleksitas keseluruhan organisasi tempat seseorang beradaptasi dalam operasi.

Semakin rendah jabatan maka semakin banyak mengerjakan tugas operatif, sedangkan semakin tinggi jabatan semakin banyak menjalankan tugas administratif. Bagi manajer lini pertama, bobot yang terbesar adalah keterampilan teknis diikuti keterampilan manusiawi lalu keterampilan konseptual. Semakin ke arah manajer puncak, bobot terbesar adalah keterampilan konseptual, diikuti keterampilan manusiawi, dan keterampilan teknis.

2.5. Manfaat Pengorganisasian yang efektif

Organisasi yang efektif dalam memanfaatkan sumberdaya manusia dan material akan mampu meningkatkan produktivitas. Hal ini dapat tercapai apabila anggota organisasi bersinergi mengkombinasikan upaya mereka secara kolektif guna melaksanakan tugas yang akan jauh melampaui capaian apabila dilakukan secara individual. Menurut Winardi (2005) pengorganisasian secara efektif akan menghasilkan manfaat sebagai berikut:

1.       Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi.

2.       Pembagian kerja yang menghindari timbulnya duplikasi, konflik dan penyalahgunaan sumber-sumber daya, baik sumber-sumber daya material maupun sumber-sumber daya manusia.

3.       Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logikal, yang dapat dilaksanakan dengan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompok-kelompok.

4.       Saluran-saluran komunikasi yang mapan yang membantu pengambilan keputusan dan pengawasan.

5.       Mekanisme-mekanisme yang mengkoordinasi, yang memungkinkan tercapainya harmoni antara para anggota organisasi, yang terlibat dalam aneka macam kegiatan.

6.       Upaya-upaya yang difokuskan yang berkaitan dengan sasaran-sasaran secara logikal dan efisien.

7.       Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan.

Fokus pengorganisasian adalah menetapkan apa saja yang akan dilakukan oleh para individu di dalam suatu organisasi dan bagaimana upaya individual mereka dikombinasi dengan cara terbaik guna memberikan sumbangan ke arah pencapaian sasaran-sasaran keorganisasian.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1. Kesimpulan

            Pengorganisasian (organizing) sebagai salah satu fungsi manajemen merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan oleh seorang manajer. Dengan melaksanakan pengorganisasian secara benar, maka perusahaan akan berjalan secara efektif dan efisien yang pada akhirnya akan meningkatkan laba perusahaan dan akan semakin mensejahterakan para karyawan.

Sebaliknya pengorganisasian yang buruk akan menyebabkan berbagai masalah dalam perusahaan seperti munculnya konflik, tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab, pemborosan sumberdaya perusahaan dan bermacam dampak negatif lain yang pada akhirnya akan merugikan perusahaan dan para karyawannya.

3.2. Saran

Mengingat pentingnya pengorganisasian maka perlu kiranya masalah ini diperhatikan dan dipahami sebaik-baiknya. Setelah mamahami pengorganisasian maka sebaiknya diterapkan dalam bentuk aktual di lapangan. Dan untuk para pemimpin  sebaiknya harus mengetahui semua hal yang menyangkut tentang organisasi baik secara individu maupun kelompok.

            Agar suatu organisasi berhasil para anggota harus saling bekerjasama dengan baik dan menjaga kebersamaan agar apabila terjadi masalah dapat diselesaikan dengan baik-baik tanpa harus mengganggu proses organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, R.L. 2002. Manajemen. Edisi kelima.  Terjemahan Salim, E., T.D. Nursanti dan M. Hermanto. Erlangga. Jakarta.

Darwis, E. Yulinda dan L. Bathara. 2009. Dasar-Dasar Manajemen. Pusat Pengembangan Pendidikan Universitas Riau.

Siswanto, H.B. 2014. Pengantar Manajemen. Cetakan kesepuluh. Bumi Aksara, Jakarta.

Koontz, H., C. O’Donnell dan H. Weihrich. Management. Eight Edition. Mc Graw-Hill, Inc. Terjemahan Antarikso, S. Firman, A. Dharma dan Hendardi. Cetakan kelima. Penerbit Erlangga. Jakarta.

Solihin, I. 2009. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga. Jakarta.

Winardi, J. 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta.